État des lieux d’entrée : que noter pièce par pièce et quelles photos conserver ?

Le rendez-vous à la remise des clés

Ce guide concerne un logement du parc privé loué comme résidence principale, vide ou meublé. Il aide le bailleur et le locataire à préparer leurs observations lors de l’entrée. Il ne fournit pas un formulaire contractuel à signer et ne couvre pas les baux commerciaux.

L’état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par les parties ou un tiers mandaté : chacun participe au constat. Il est joint au contrat de location. La visite d’avant signature et le rendez-vous de remise des clés ne sont donc pas deux noms pour le même document.

Préparez le bail, la liste des locaux et équipements concernés, les moyens d’accès et un éclairage suffisant. Un parcours fixe aide à éviter les oublis : entrer dans une pièce, regarder ses revêtements, relever ses équipements, puis passer à la suivante. La checklist ci-dessous est une méthode de préparation, pas une certification de conformité du logement.

Quelles mentions retrouver dans le document ?

Le décret du 30 mars 2016 prévoit notamment le type d’état des lieux, sa date, la localisation du logement, l’identité des parties et le domicile ou siège du bailleur. Les personnes mandatées sont identifiées lorsqu’il y en a. S’ajoutent la description précise de chaque pièce et des équipements, les compteurs individuels lorsqu’ils sont applicables, les moyens d’accès et les signatures.

Le périmètre comprend les locaux et équipements privatifs mentionnés au bail dont le locataire a la jouissance exclusive. Une cave ou un garage loué avec le logement ne disparaît pas du constat parce que la visite principale se déroule dans l’appartement. Distinguez les clés des parties communes de la description des locaux privatifs.

Une checklist pièce par pièce pour préparer le constat

Le tableau propose des points d’attention, à adapter au logement et au bail. Il ne liste pas tous les équipements possibles. Décrivez ce qui est observé et précisez ce qui n’a pas pu être vérifié ; « non testé » et « fonctionne » ne signifient pas la même chose. Aucun test ne justifie de démonter une installation ou de prendre un risque électrique.

Écrire un constat précis plutôt qu’une appréciation vague

Exemple entièrement fictif : « mur en bon état » renseigne peu sur une marque déjà présente. Une observation comme « séjour, mur à gauche de la fenêtre : rayure horizontale d’environ 8 cm, photo 04 » identifie ce que les parties regardent. Ce libellé n’attribue ni responsabilité ni coût de réparation.

Autre exemple fictif : « four présent, essai non réalisé : alimentation coupée au rendez-vous ». Cette phrase décrit une limite réelle du constat. Elle évite de transformer l’absence de test en affirmation sur le fonctionnement de l’appareil. Un défaut d’alimentation ne permet pas, à lui seul, de conclure que l’équipement est défectueux.

Relisez ensemble les formulations : la pièce, l’élément et la localisation restent identiques dans le texte et dans l’éventuelle image. Une observation mesurée est plus facile à comparer à la sortie qu’une note globale choisie sans explication.

Les photos sont possibles, sans remplacer l’écrit

Le décret permet d’illustrer l’état des lieux avec des images et d’ajouter des observations ou réserves. Il ne pose pas une obligation générale de photographier chaque pièce. La signature et la description écrite restent des éléments du document ; une galerie seule n’en tient pas lieu.

Pour l’exemple du séjour, une vue situant le mur et une vue rapprochée de la rayure peuvent faciliter la lecture. Une référence stable, telle que « photo 04 », relie l’image à la ligne correspondante. Gardez des fichiers lisibles dans l’ensemble documentaire partagé avec les parties plutôt qu’une image isolée sans contexte. Ce choix d’organisation ne garantit pas à lui seul la force probante d’un fichier.

Cadrez l’élément utile, en évitant les visages, courriers, écrans, documents d’identité et autres objets privés sans rapport avec le constat. Limitez l’accès aux personnes concernées, protégez les fichiers et vérifiez la durée nécessaire selon la finalité et la situation. Cette page ne fixe pas une durée légale unique pour toutes les photos.

Compteurs, clés et meublé : trois points à distinguer

Pour les compteurs individuels applicables, notez ce que mesure chaque index et ce qui permet de l’identifier. L’article 3-2 vise aussi les index de chaque énergie en présence de chauffage ou d’eau chaude sanitaire individuels, ou collectifs avec comptage individuel. La mention d’un forfait de charges ne suffit pas à écarter ces relevés lorsqu’ils sont requis.

Pour les clés, badges et autres moyens d’accès, le décret demande le détail et la destination. Une ligne « trois clés » ne permet pas toujours de savoir ce qui ouvre le logement, la cave ou la boîte aux lettres. Un repérage clair lors de la remise facilite la restitution ultérieure.

En location meublée, l’inventaire et l’état détaillé du mobilier sont établis contradictoirement, signés et joints au bail selon l’article 25-5. Ils identifient le mobilier fourni. L’état des lieux décrit le logement et ses équipements : conserver ces deux volets évite de traiter une simple liste de meubles comme l’ensemble du constat d’entrée.

Signature, remise puis demande de complément

Le document peut être établi sur papier ou sous forme électronique. Sa présentation permet la comparaison entre l’entrée et la sortie, sur un même document ou deux documents similaires. Au moment de la signature, il est remis à chaque partie ou à son mandataire, en main propre ou par voie dématérialisée.

Le locataire peut demander au bailleur ou à son représentant un complément dans les dix jours à compter de l’établissement de l’état des lieux d’entrée ; Service-Public précise qu’il s’agit de jours calendaires. Pour les éléments de chauffage, une demande peut aussi intervenir pendant le premier mois de la période de chauffe. Ce délai ne commence pas nécessairement le jour où vous constatez le défaut.

Une demande identifie l’élément manquant, sa localisation et les observations utiles. Elle ne donne pas un droit de remplacer unilatéralement la version signée. Conservez le document initial et les échanges pour comprendre la suite. Si le bailleur refuse de compléter, l’article 3-2 prévoit la saisine de la commission départementale de conciliation compétente.

Conserver un dossier comparable à la sortie

Regroupez le document signé remis aux parties, les images qui l’illustrent, les références des compteurs, les moyens d’accès et les compléments réellement convenus. Des noms de pièces constants permettent de retrouver le même emplacement à la fin du bail. La vétusté et les éventuelles retenues demandent une analyse distincte : la checklist ne calcule pas automatiquement une somme à retenir.

En cas d’absence de document, de refus de signature ou de désaccord persistant, la réponse dépend du dossier. L’ADIL peut expliquer les démarches ; le recours à un commissaire de justice relève d’un cadre spécifique. Cette page ne tranche pas un litige ni ne remplace un professionnel.

Ce guide est informatif. La création et la signature d’un état des lieux ne sont pas disponibles dans le pilote keelys® actuel. Aucun envoi, signature ou décision de retenue n’est déclenché par la lecture de cette page.