Dossier locataire incomplet : demander un complément utile

À quel moment demander un complément ?

Ce cas pratique concerne une candidature pour un logement du parc privé loué comme résidence principale, vide ou meublé. Il commence après la visite, lorsqu’un candidat a effectivement déposé un dossier. Le logement social et certains autres régimes suivent des règles propres.

La CNIL distingue la prise de contact avant la visite du dépôt d’un dossier après celle-ci. Avant la visite, l’identité, les coordonnées et les critères de recherche sont les informations utiles ; elle déconseille de conditionner la visite à l’envoi de justificatifs, notamment financiers. Après la visite, les pièces nécessaires à l’examen de la candidature peuvent être demandées dans la liste réglementaire.

« Incomplet » ne signifie donc pas « il manque toutes les pièces de la liste ». La bonne question est plus étroite : quelle information utile reste à vérifier, pour cette situation et à ce stade ?

Vérifier la liste avant de réclamer une pièce

L’article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 renvoie à une liste de justificatifs fixée par décret. L’annexe I du décret n° 2015-1437 concerne le candidat ; l’annexe II concerne sa caution. L’article 25-3 applique également l’article 22-2 aux logements meublés loués comme résidence principale. Une pièce autorisée pour la caution n’est pas nécessairement exigible du candidat.

Pour le candidat, la liste prévoit une pièce d’identité en cours de validité avec photographie, une seule pièce de domicile parmi les options admises et, selon la situation, un ou plusieurs justificatifs d’activité et de ressources. Elle ne transforme pas toutes ces options en dossier standard obligatoire. La copie est possible ; le bailleur peut demander à voir l’original.

Un relevé de compte bancaire, une carte Vitale, un livret de famille ou un extrait de casier judiciaire ne figurent pas dans les pièces exigibles pour cette candidature. Demander un document hors liste expose le bailleur à une sanction administrative ; il vaut mieux chercher l’alternative prévue par le décret qui répond au besoin précis.

Quatre situations où le complément change

Les exemples sont fictifs. Ils illustrent une demande possible à vérifier pour chaque dossier ; ils ne servent pas à classer les personnes ni à imposer un document identique à tous.

Si une caution est proposée, le bailleur vérifie aussi si elle peut être demandée : l’article 22-1 limite notamment son cumul avec une assurance ou une autre garantie, avec une exception lorsque le logement est loué à un étudiant ou à un apprenti.

Une relance utile tient en quatre informations

Un message identique pour toutes les personnes dont le document est illisible facilite un traitement cohérent. La demande change toutefois selon la pièce et la situation réellement présentées.

• La pièce ou l’information manquante est nommée sans qualifier la personne ou son dossier.
• La demande explique à quoi servira le complément et mentionne l’alternative autorisée si elle existe.
• Le candidat connaît le canal de transmission et les personnes qui auront accès au document. DossierFacile est un téléservice public possible, sans être imposé ici.
• Si une date de réponse est utile pour organiser l’examen, elle est présentée comme un choix du bailleur, pas comme un délai légal inventé.

Exemple de message à adapter

Message fictif à adapter : « Bonjour, le justificatif de domicile transmis pour le logement [référence] est difficile à lire. Pour examiner votre candidature, pourriez-vous envoyer une copie lisible de cette pièce par [canal convenu] ? Si vous êtes hébergé, une attestation sur l’honneur de votre hébergeant indiquant que vous résidez chez lui figure aussi parmi les documents admis. Si vous souhaitez poursuivre, merci de me répondre d’ici [date choisie pour organiser les candidatures]. Merci, [nom du bailleur]. »

Cet exemple suppose qu’un justificatif de domicile transmis après la visite est illisible. Il n’est ni envoyé par Keelys ni adapté automatiquement à une candidature réelle.

La date inscrite dans cet exemple est un repère d’organisation, pas une échéance prévue par le décret. Le choix du canal doit tenir compte de la confidentialité des pièces. La CNIL déconseille aussi l’envoi de documents personnels avant d’avoir vérifié qu’il ne s’agit pas d’une escroquerie.

Et si la pièce ne vient pas ?

Le caractère incomplet d’un dossier ne prononce pas à lui seul une décision. Le bailleur peut clarifier ce qui manque, examiner une alternative autorisée et comparer les informations disponibles selon une méthode cohérente. Si l’information reste insuffisante, il apprécie lui-même la candidature à partir de critères objectifs.

Une demande de complément ne doit pas servir de prétexte pour écarter une personne en raison de son origine, de sa situation familiale, de son âge, de son handicap ou d’un autre motif protégé. Les mêmes points sont examinés avec la même méthode pour des situations comparables. Keelys ne décide pas à la place du bailleur.

Conserver seulement ce qui reste utile

Une pièce redemandée s’ajoute à des données personnelles déjà reçues. L’accès doit rester limité aux personnes qui examinent la candidature, et les documents doivent être protégés. Le candidat peut utiliser un service public comme DossierFacile pour transmettre des justificatifs autorisés ; ce service n’est pas une fonction intégrée au pilote Keelys.

La durée de conservation dépend de la finalité et du devenir de la candidature. Une copie illisible ou remplacée ne doit pas être conservée sans raison. Le référentiel de la CNIL distingue les traitements de la phase de candidature et ceux de la gestion d’un bail ; il n’existe pas un délai unique à appliquer aveuglément à tous les dossiers.

Avant de demander les pièces d’une caution, vérifiez si ce cautionnement peut être associé à la garantie déjà envisagée pour le bail. L’exception étudiant ou apprenti ne lève pas les conditions propres à Visale.

Ce que permet le pilote keelys® aujourd’hui

Le pilote gratuit est ouvert sous conditions pour un logement meublé loué comme résidence principale. Il permet de préparer un projet de bail à signer sur papier et de produire une quittance après déclaration d’un paiement intégral. Le parcours de candidature, la vérification des justificatifs et la relance de dossier incomplet ne sont pas ouverts dans ce pilote.