Pour préparer votre rapport aux associés, notez ce qui s’est passé pendant la période. Reliez chaque fait à un document. Par exemple, rapprochez une facture de travaux du paiement correspondant. Identifiez ensuite les chiffres qu’il reste à vérifier.
Le rapport écrit prévu par le Code civil
Dans une société civile immobilière (SCI), les associés détiennent des parts de la société. Au moins une fois dans l’année, le ou les gérants rendent compte de leur gestion aux associés. Ils présentent un rapport écrit qui donne une vue d’ensemble de l’activité de la SCI pendant l’année ou l’exercice écoulé. L’exercice est la période que la société utilise pour établir ses comptes. Le rapport indique aussi les bénéfices réalisés ou prévisibles et les pertes encourues ou prévues.
Lire l’article 1856 du Code civil sur LégifrancePourquoi les loyers reçus ne suffisent pas
Un tableau de loyers montre les versements liés à la location. Pour expliquer l’activité de la société, regardez aussi les dépenses, les événements qui ont marqué l’année et les travaux déjà annoncés.
Imaginez deux années avec exactement les mêmes loyers reçus. Pendant la première, rien de particulier ne se produit. Pendant la seconde, la chaudière est remplacée et des travaux sont annoncés. Les loyers sont identiques. L’activité de la société, elle, ne l’est pas.
Exemple fictif : une SCI, un logement, une année
La SCI fictive des Tilleuls possède un appartement loué, repéré L01. Sa gérante prépare le rapport pour les deux autres associés. Avant d’écrire, elle liste les événements de l’année et la pièce qui permet de vérifier chacun. L’exemple ne donne aucun chiffre de résultat. Il montre seulement ce qu’il faut rassembler.
| Événement | Pièce à recouper | Ce que la ligne apporte au rapport |
|---|---|---|
| Encaissements de loyers | Tableau de suivi des loyers et relevés du compte de la société | Ce qui est arrivé et ce qui reste à recevoir |
| Départ du locataire en juin, logement vide deux mois | Lettre de départ, états des lieux et nouveau bail | Une période sans loyer |
| Remplacement de la chaudière | Devis, facture et relevé du paiement | Une dépense de l’année |
| Charges de copropriété | Appels de charges du syndic et relevés des paiements | Des dépenses régulières |
| Travaux de façade annoncés pour l’an prochain | Courrier du syndic qui décrit les travaux | Une dépense possible à vérifier |
La gérante utilise cette liste pour vérifier les faits avant d’écrire. Pour les bénéfices ou les pertes à indiquer, elle part des chiffres établis pour la SCI. Si un montant reste incertain, elle note la question à éclaircir avec la personne qui tient les comptes.
Deux guides pour deux étapes différentes
Le contrôle des loyers de fin d’année est une étape de la préparation. À une date fixe, il compare les loyers attendus et les paiements reçus. Son résultat peut servir pour la ligne des loyers du tableau ci-dessus.
Faire le contrôle des loyers de fin d’annéeL’envoi au comptable est une autre étape. Si un professionnel tient les comptes de la SCI, il demande des pièces précises. Le guide dédié aide à préparer cet envoi à partir de sa demande.
Préparer les documents demandés par votre comptableVotre prochaine action
Commencez par une liste à trois colonnes : le fait, la pièce qui permet de le vérifier et ce qu’il explique. Ajoutez une ligne pour chaque point à éclaircir. Cette liste vous aide à préparer le rapport écrit.
Si votre SCI loue un logement vide et relève des revenus fonciers, vous pouvez aussi préparer les informations destinées à sa déclaration fiscale.
Préparer la déclaration 2072 de la SCIPour vérifier
Sources officielles
Les sources officielles expliquent le rapport du gérant. Le tableau montre comment préparer les éléments de ce rapport à partir d’un exemple fictif.