Commencer par les emplacements, sans recopier le dossier
Le choix du locataire est terminé, mais des copies peuvent rester dans une messagerie, les téléchargements, une feuille imprimée ou un espace partagé. Une liste d’emplacements aide à organiser leur contrôle. Elle ne nécessite pas de recopier les revenus, les numéros d’identité ou les justificatifs dans un nouveau tableau.
Prenez un repère de dossier qui vous permet de retrouver les documents. Pour chaque emplacement, notez l’usage encore en cours et la personne qui peut agir. La suppression d’un raccourci, le retrait d’un accès et le traitement du fichier d’origine sont des actions différentes.
| Emplacement | Question pratique | Point à contrôler |
|---|---|---|
| Messagerie | Le document est-il joint au message ou seulement lié ? | Distinguer la pièce jointe du document hébergé ailleurs. |
| Téléchargements | Une copie locale a-t-elle été créée ? | Repérer le fichier sans recopier ses données. |
| Espace partagé | Qui dispose encore d’un accès ? | Identifier le document d’origine et les droits accordés. |
| Papier | Une impression existe-t-elle ? | Inclure cette copie dans le contrôle de clôture. |
Trois mois : un repère lié à la solvabilité, pas une règle pour toutes les copies
Le référentiel locatif de la CNIL du 6 mai 2021 vise les professionnels ; les particuliers peuvent le consulter. Il est non contraignant. Pour les données utilisées afin d’apprécier la solvabilité, il donne un repère de trois mois en base active, où les données restent utilisées pour cet examen. Ce n’est pas une durée générale applicable à tout justificatif ou toute candidature écartée.
Une durée se détermine selon l’objectif de collecte. Les critères retenus font partie de l’information des personnes. Ne confondez pas les dossiers encore examinés, les données du locataire choisi et une éventuelle archive justifiée.
Lire le champ et les durées du référentiel locatif CNILUne archive a un motif et des accès restreints
La CNIL distingue le dossier courant de l’archivage intermédiaire. Celui-ci peut répondre à une obligation ou à un besoin de preuve identifié. Sa nécessité, les données utiles et sa durée s’examinent séparément ; l’accès est limité aux personnes habilitées. Garder tous les fichiers par précaution ne décrit pas une finalité précise.
Supprimez les justificatifs et leurs copies lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à l’examen de la candidature et qu’aucune obligation légale ni aucun besoin de preuve identifié ne justifie encore leur conservation. Retirer un accès ne remplace pas la suppression d’une copie.
Pour préparer cette analyse, formulez une question concrète : quel document répond à quel besoin restant ? Si un litige ou une obligation particulière est en jeu, une revue juridique ou de protection des données aide à déterminer le périmètre adapté.
Comprendre les phases de conservation expliquées par la CNILExemple fictif : contrôler deux dossiers clos
Un bailleur a reçu trois candidatures et a signé avec une personne. Pour les deux autres dossiers, il prépare une liste des emplacements à contrôler. Une ligne indique « pièce jointe dans la messagerie » ; une autre, « lien partagé et téléchargement ». Il ne reproduit ni les pièces ni leur contenu financier dans cette liste.
Il rapproche ensuite chaque copie de son usage restant et des personnes ayant accès. Un lien retiré ne lui suffit pas pour conclure que la copie téléchargée a été traitée. Si un besoin d’archive est identifié, il fait examiner les données nécessaires, la durée et les droits d’accès avant de clôturer le contrôle.
Cet exemple décrit une organisation manuelle. Il ne présente aucune suppression automatique, aucun paramétrage de conservation ni aucun historique d’accès comme une fonction disponible de Keelys.
Une checklist courte pour fermer le contrôle
Si la candidature reste en cours et qu’une pièce utile manque, le sujet est différent : la demande de complément précède le contrôle de clôture. Après le choix, reprenez l’organisation des documents selon leur usage réel.
- Retrouver les emplacements du dossier et ses copies connues.
- Relier chaque conservation à un usage actuel ou un besoin d’archive précis.
- Faire déterminer la durée et les accès lorsqu’une archive est nécessaire.
- Contrôler séparément les pièces jointes, fichiers locaux, espaces partagés et impressions.
- Noter l’action réalisée et sa date sans dupliquer les justificatifs sensibles.
Questions fréquentes
Les réponses en bref
La suppression du nom rend-elle le dossier anonyme ?
Pas nécessairement. La CNIL rappelle que retirer le nom et le prénom peut laisser d’autres possibilités d’identification. Ne présentez pas cette seule action comme une anonymisation.
La durée de deux ans des candidatures RH s’applique-t-elle au logement ?
L’exemple de deux ans de la page générale CNIL concerne le recrutement en entreprise. Il ne constitue pas une durée de conservation des dossiers locataires.
Retirer un lien partagé supprime-t-il toutes les copies ?
Ce sont des contrôles distincts. Une copie téléchargée ou une pièce jointe peut exister ailleurs. La checklist sert à repérer ces emplacements, sans garantir leur suppression.
Pour vérifier
Sources officielles
Liens vers les textes et fiches consultés. Ces organismes sont indépendants de keelys®.