Changement de locataire : quelles informations préparer pour la déclaration d'occupation

La réponse courte

Quand un locataire part et qu'un autre arrive, préparez une courte chronologie.

Notez qui a occupé le logement, à partir de quelle date et jusqu'à quelle date. Notez aussi si le logement est resté vide entre les deux locations.

Ces notes servent à mettre à jour votre déclaration d'occupation. C'est la déclaration qui indique aux impôts comment votre logement est occupé, et par qui.

Vos notes seules ne valent pas déclaration. La déclaration se fait auprès de l'administration fiscale.

À qui s'adresse ce guide

Ce guide vise un cas simple. Vous êtes un particulier et vous possédez le logement.

Vous louez directement le logement dans le cadre d’une location vide, aussi appelée location non meublée, de longue durée. Le logement est loué comme résidence principale de vos locataires. Ce guide ne détermine pas si votre location remplit les conditions de ce cadre.

Vos locataires sont des personnes, pas des sociétés.

Ce guide ne traite pas le parcours des sociétés civiles immobilières (SCI), la sous-location ou la location saisonnière. Il ne traite pas non plus la location meublée. Ces cas peuvent demander d'autres informations.

Quand préparer ces informations

Préparez les informations dès le changement. La DGFiP, l'administration des impôts, demande de mettre à jour la situation à ce moment.

La loi prévoit aussi une échéance chaque année. L'article 1418 du Code général des impôts prévoit une déclaration avant le 1er juillet de chaque année.

Le même article prévoit une dispense. Elle s'applique si aucune information transmise n'a changé depuis la dernière déclaration. Lors d'un changement de locataire, les personnes et les dates changent.

L'absence de changement ne prouve pas qu'une première déclaration existe.

Sur Légifrance, une note sous l’article, appelée NOTA, mentionne 2027. Pour l’article 1418, la modification issue de l’article 108 de la loi du 19 février 2026 change les références aux taxes concernées. Le NOTA prévoit son application aux impositions de 2027. Il ne reporte pas toute la déclaration d’occupation à 2027.

Étape 1 : notez les dates d'occupation

L'article 1418 parle des dates de début et de fin d'occupation.

Rassemblez les informations permettant de vérifier le début et la fin d’occupation. Rapprochez les dates de départ et d’arrivée des éléments du bail. Ne déduisez pas automatiquement la date à déclarer du seul déménagement.

La date du bail et la date d'entrée réelle dans le logement peuvent être différentes. Notez la date d'occupation.

Si une date vous manque, ne la devinez pas. Demandez au service des impôts comment renseigner la situation.

Étape 2 : repérez la période vide

Repérez aussi les périodes où le logement est resté sans occupant entre deux locations. Cette période vide s'appelle la vacance locative.

L'article 1418 indique qu'en cas de vacance, le motif est précisé. Le motif, c'est la raison pour laquelle le logement est resté vide. Notez la raison réelle, puis vérifiez dans le service comment l'indiquer.

Ne comblez pas une période que vous ne connaissez pas. Ajouter le nouveau locataire ne suffit pas à décrire la période vide.

Si le logement était vide un 1er janvier, notez cette période avec ses vraies dates, comme les autres. Ce guide ne calcule aucune taxe et ne dit pas si une exonération s'applique.

Étape 3 : vérifiez les personnes

Une personne physique, c'est un être humain, par opposition à une société.

Pour une personne physique, le guide DGFiP demande le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance. Vérifiez ces informations pour cette déclaration et demandez de l'aide au service fiscal si une donnée manque ou reste incertaine.

Ne devinez jamais une date de naissance.

Cette liste ne couvre pas tous les champs de la déclaration. Les dates, la situation du logement et le motif d'une période vide comptent aussi.

Ce guide ne vous demande pas de réunir de nouvelles pièces, comme un dossier de revenus, un RIB, une copie de pièce d'identité ou un numéro de sécurité sociale.

En colocation, plusieurs locataires partagent le même logement. Vérifiez tous les locataires à déclarer, y compris ceux qui restent.

Des personnes vivent dans le logement sans être locataires du bail ? Une date reste inconnue ? Ce guide ne donne pas de règle générale pour ces cas. Demandez au service des impôts comment renseigner la situation.

Étape 4 : comprenez ce que fait le service en ligne

Le guide DGFiP indique qu'une nouvelle situation ferme les situations précédentes dans le service à la veille de sa date de début. La veille, c'est le jour d'avant.

Cette fermeture concerne seulement la déclaration dans le service. Elle ne met pas fin au contrat de location.

Ne modifiez jamais une date réelle pour obtenir cet effet. Si vos dates ne correspondent pas à ce fonctionnement, demandez au service des impôts comment renseigner la situation.

Le guide DGFiP décrit aussi un ordre de saisie. Vérifiez-le dans le service lui-même : ce guide ne le garantit pas.

Étape 5 : relisez, puis validez dans le service

Trois moments sont distincts. Préparer : vous rassemblez vos notes. Saisir : vous entrez les informations dans le service. Valider : vous terminez la déclaration dans le service.

Le récapitulatif est l'écran de relecture affiché avant la validation. Le voir ne suffit pas : la déclaration se termine par la validation.

Avant de valider dans le service fiscal, relisez les personnes, les dates et les éventuelles périodes vides. Votre préparation seule ne vaut pas déclaration.

La loi prévoit la déclaration en ligne pour les propriétaires dont la résidence principale a un accès à internet. En ligne, la déclaration se fait dans votre espace sur impots.gouv.fr, rubrique « Biens immobiliers ».

Votre résidence principale n'a pas d'accès à internet ? Ou vous indiquez à l'administration ne pas pouvoir déclarer en ligne ? Vous utilisez alors les autres moyens qu'elle met à votre disposition.

Exemple fictif

Cet exemple est inventé, sans nom ni date.

Un premier locataire quitte le logement. Le logement reste vide quelques semaines, le temps de trouver quelqu'un. Un second locataire s'installe ensuite.

Votre chronologie compte donc trois lignes : la fin d'occupation du premier locataire, la période vide avec sa raison, le début d'occupation du second.

Cet exemple ne dit pas comment remplir le service. Vérifiez-le dans le service lui-même.

Des notes de préparation, sans envoi à Keelys

La liste de contrôle de l'exemple sert à préparer la déclaration. Elle n'est pas à envoyer à Keelys et ne remplace pas la déclaration. Si le service fiscal ou un interlocuteur habilité vous demande des informations, vérifiez sa demande et transmettez seulement ce qui est nécessaire.

Ce guide ne vous demande aucun envoi de données à Keelys. Keelys ne fait pas cette déclaration à votre place.

Ce que ce guide ne traite pas, et qui contacter

Ce guide ne traite pas les cas cités plus haut, ni les occupants qui sont des sociétés. Il ne calcule aucune taxe.

Votre situation sort de ce cas simple ? Contactez le service des impôts dont vous dépendez, par un canal officiel indiqué sur impots.gouv.fr.